Invia: Teamio nám šetří asi 60 % času

Organizovat nábor zaměstnanců do pětisetčlenného týmu rozděleného do poboček ve třech zemích není lehký úkol. Pokud pro jeho zvládnutí nemáte speciální nástroje

Je práce v Invii něčím specifická?

Jiří Malina: Invia sice prodává zájezdy celý rok, ale jako každá cestovní agentura máme nejvíce práce v sezónách. Týká se to hlavně prodejního oddělení, které obsluhuje nejvíce klientů v lednu a únoru, kdy jdou do prodeje first minute nabídky, a pak v létě od června zhruba do poloviny září. Naše práce ale není výhradně sezónní. Její objem se prolévá do celého roku a působnosti všech oddělení.

Jak často nabíráte nové lidi?

JM: Nábor probíhá průběžně během celého roku. V sezónách, především v létě, je ale intenzivnější a firma se navíc rozrůstá o sezónní brigádníky.

Jak váš nábor probíhá?

JM: Velmi záleží na pozicích, ale máme pravidlo, že na nabídky reagujeme maximálně do dvou týdnů a zpětnou vazbu poskytujeme všem uchazečům. Standardně jde spíše o jeden týden, pouze v případě vyšších pozicí čekáme na reakce delší dobu. Stejně tak se podle obsazované pozice liší i počet kol. Standardně nám stačí kolo jedno, u vyšších pozic děláme dvě, u vrcholných i tři.

Kdo se do procesu náboru zapojuje?

Kateřina Hagarová: Na náboru spolupracuje vždy jeden ze šesti pracovníků z HR, kteří mají recruitment v kompetenci. Spolupracují vždy s liniovým manažerem oddělení, které nové kolegy nabírá.

Hledáte zaměstnance v rámci celé ČR, nebo pouze lokálně?

JM: Na pozice v prodeji hledáme většinu nových kolegů v lokalitách poblíž poboček. Na manažerské funkce probíhá nábor v rámci celé republiky.

Jaké nástroje používáte?

JM: Snažíme se používat co nejširší spektrum nástrojů. Využíváme dedikovanou kariérní sekci našeho portálu, standardně pořádáme kampaň na Jobs.cz, dobře nám fungují i sociální média, Facebook a v poslední době Instagram.
KH: Informace o obsazovaných pozicích komunikujeme například i na veletrzích. Osvědčilo se to především v komunikaci se studenty a mladými lidmi, se kterými chceme udržovat kontakt jako s potenciálními uchazeči do budoucna.

Jak probíhal management náborů a pohovorů předtím, než jste pořídili Teamio?

KH: Reakce na naše nabídky jsme původně zpracovávali ve veřejných složkách v Outlooku a plánování pohovorů jsme rozepisovali v excelovských tabulkách. Později jsme organizaci náboru přesunuli do našeho interního systému. Ten sice umožňuje sdílení termínů a informací, ale je primárně navržen pro jiné aplikace, než je nábor, a ne vše bylo možné v jeho rámci vyřešit. Teamio jsme začali využívat hned, jak se objevilo. Začali jsme do něj přesouvat náborovou agendu a nějaký čas jsme ho využívali paralelně s naším systémem a databázemi. S tím, jak se Teamio postupně zlepšovalo a přibývaly v něm funkce, jsme přestávali využívat náš systém. Jakmile se v Teamiu objevila funkce plánování pohovorů, přesunuli jsme veškerou agendu na něj.

V čem vám Teamio především ulehčilo práci?

JM: Teamio je navrženo přímo pro potřeby organizace náborů, takže se v něm dělá lépe v podstatě vše. Od evidence uchazečů přes zapojování liniových manažerů až po plánování a přesouvání pohovorů podle okamžité potřeby. Využíváme ho jako komplexní náborovou platformu, která nám v porovnání s dřívějškem ušetří odhadem 60 % času.

Při koordinaci s manažery odvádí Teamio největší kus práce a je díky němu možné je zapojovat hned od začátku celého procesu.

Kolik lidí u vás s Teamiem pracuje?

JM: Stálý přístup do něj má šest pracovníků HR, kteří mají nábor v náplni práce. Liniovým manažerům udělujeme přístup, pokud se provádí nábor do jejich oddělení.

Jakou funkci obzvlášť oceňujete? A je něco, co vám v Teamiu naopak chybí?

KH: Sdílený Kalendář pohovorů je funkce, která rozhodla o tom, že jsme Teamio začali používat jako výhradní nástroj pro nábor. Ocenila bych, kdyby do Teamia přibyl kalendář nástupů nových kolegů. Organizujeme nábory v rámci celé republiky a může se stát, že naše kolegyně z jiné pobočky například onemocní. My bychom potřebovali mít přehled o tom, které pozice jsou v její pobočce obsazené, kdy mají noví kolegové nastupovat a jaké jsou jejich kontakty, abychom se s nimi mohli spojit a jejich nástup odložit.
JM: Další funkce by mohly být nestandardní remindery. Například se stává, že se kandidát rozhoduje mezi námi a jinou firmou a chce, abychom se mu ozvali s nabídkou co nejdříve. Bylo by užitečné, abychom si mohli na takový případ nastavit připomenutí.

Máte při náboru problém s uchazeči, kteří někdy nepřijdou na pohovor? Kolik jich je?

JM: Stává se to u obsazování nižších pozic. Není to vysoké procento, odhadem jde o jeden dva případy z deseti. Při velkých kampaních nicméně může jít o poměrně dost lidí a dohledávat kontakty v jednotlivých odpovědích bývalo pracné a zdlouhavé. Stejně jsme složitě řešili přesuny termínů pohovorů u kandidátů, kterým do původního termínu něco přišlo. Díky sdílenému plánovači v kalendáři je to dnes otázka chvilky. Pro mě je to jedna z největších výhod kalendáře i Teamia obecně.

Jak často Kalendář pohovorů využíváte? A jak s ním pracujete?

JM: V podstatě každý den. Centrum náborů pro naši firmu sídlí v Brně a sdílet s nimi kalendář s veškerými úpravami v reálném čase je obrovská výhoda. Zvlášť to platí v období, kdy pořádáme před začátkem sezóny velké náborové kampaně.

Jaké jsou reakce manažerů, pro které to není každodenní nástroj?

KH: Veskrze pozitivní. Hodně oceňujeme, že kalendář je navržen zcela intuitivně, nevyžaduje žádné složité zaškolování, používat se ho naučí každý. Při koordinaci s manažery odvádí Teamio největší kus práce a je díky němu možné je zapojovat hned od začátku celého procesu. Dříve jsme jim posílali životopisy e-mailem. Když se jim nemohli věnovat kvůli vytíženosti okamžitě, složitě je pak dohledávali mezi doručenou poštou a vše se zbytečně zdržovalo. Dnes mají vše přehledně na jednom místě, propojené s kalendářem a hlavně v období náborů před sezónou nám to šetří práci i čas.