Menu


Inbox: chytrá e-mailová schránka, která rozpozná údaje v životopisu

Aktualizováno
4. 10. 2017: Do Inboxu jsme zavedli nové pravidlo, na základě kterého se nezpracované e-maily po 3 měsících přesunou do koše. Důvodem promazávání je ochrana osobních údajů podle zákona 101.

Inbox rozpozná důležité údaje v životopisu a rovnou je předvyplní do profilu uchazeče. Bez nutnosti cokoliv přepisovat můžete uchazeče obratem přiřadit k vypsané pozici nebo uložit na později do Talent Poolu.

teamio-inbox

S čím vám Inbox pomůže

Inbox je společná sběrná e-mailová schránka přímo v Teamiu.

Do Inboxu si můžete přeposlat:

  • životopisy z vašeho pracovního e-mailu (získané např. z LinkedInu, od personální agentury či kolegy)
  • důležité přílohy i konverzaci s uchazečem (pro následné uložení do Historie aktivit)

Nebo kam vám mohou sami uchazeči posílat životopis, třeba jako reakci na inzerci v novinách nebo na konferenci, kde uvedete adresu Inboxu.

Vzniká vám tak jednotné místo, kde zpracováváte životopisy proudící z jakýchkoliv zdrojů — a to velmi jednoduše, protože většinu údajů za vás Inbox předvyplní.

Už se tak nestane, že by nějaké CV nebo konverzace zapadla. Vše zpracujete v Inboxu.

Jak Inbox funguje

Vytvoření účtu Inbox

Každá firma má ke svému účtu nastavenu jednu unikátní e-mailovou adresu ve formátu nazevfirmy@teamio.eu.

Příjem zpráv

Do Inboxu lze posílat e-maily z jakýchkoliv e-mailových adres. Informace o počtu přijatých zpráv a odkaz do Inboxu je přístupný z titulní stránky Teamia.

inbox-z-hlavni-stranky

 

Výpis zpráv

Po kliku na ikonku obálky z titulní stránky Teamia se vám zobrazí Došlé zprávy.

  • V levém sloupci zobrazujeme jména uchazečů, která jsme rozpoznali v přiloženém životopise.
  • V prostřední části se nachází předmět e-mailu a začátek obsahu zprávy.
  • V pravém sloupci vidíte kdo vám e-mail poslal a také čas přijetí došlé zprávy.

 

Informace k došlým zprávám jsou rozděleny do tří sloupců – levý zobrazuje jméno uchazeče, prostřední obsah zprávy a pravý sloupec ukazuje kdo zprávu poslal. 

 

Rozpoznání uchazeče (včetně existujícího)

Ze všech běžných, typicky ve formátu pdf či doc(x), i méně běžných příloh, dokážeme rozpoznat a předvyplnit tyto údaje:

  • jméno
  • příjmení
  • e-mail
  • telefon

Jméno uchazeče zobrazíme rovnou v levém sloupci ve výpisu Došlých zpráv.

Na základě těchto důležitých údajů rozpoznáme uchazeče a současně ověříme, zda se jedná:

  • o nového uchazeče
  • nebo již existujícího uchazeče (který v minulosti např. reagoval na inzerát)

Díky tomu nevytváříme duplicity.

 

Zpracování zpráv

Při otevření zprávy v Inboxu vidíte text e-mailu a můžete si zobrazit i náhledy všech příloh. Můžete si také zkontrolovat a případně upravit či doplnit předvyplněné údaje.

Nejčastěji se setkáte s následujícími třemi typy zpracování zpráv:

Jméno jsme nerozpoznali
Pokud jsme jméno nerozpoznali, snadno všechny informace můžete k uchazeči doplnit sami.

jmeno-jsme-nerozpoznaliJméno uchazeče jsme nerozpoznali. 

 

Rozpoznali jsme údaje nového uchazeče
U nového uchazeče předvyplníme dostupné údaje a nabídneme možnost Co s uchazečem udělat:

  • přiřadit do náboru
  • uložit do databáze uchazečů (budovat Talent Pool)

 

inbox-novy-uchazecUkázka rozpoznání nového uchazeče, ověření správnosti předvyplněných údajů
a jeho uložení do databáze uchazečů.

 

Rozpoznali jsme údaje existujícího uchazeče
Pokud Teamio uchazeče, jehož CV přijde do Inboxu, již eviduje, informuje vás o tom při otevření zprávy v Inboxu. Potvrdíte, že skutečně chcete zprávu se všemi přílohami uložit k již existujícímu uchazeči. Pokud si však nejste jisti, po kliku na Chci vidět víc se vám zobrazí poslední reakce, poznámka nebo štítky uchazeče.

upozorneni-o-duplicite-existujici-uchazecUpozornění na možnou duplicitu.

 

Když se nejedná o stejného uchazeče, máte možnost zaškrtnout, že je to někdo jiný a vyplnit jeho údaje, se kterými založíme nového uchazeče.

teamio-inbox-existujici-uchazec-duplicitaUkázka snadného ověření správného rozpoznání existujícího uchazeče a jeho přiřazení k vystavené pozici.

Uchazeče je možné přiřadit pouze k náboru Aktivnímu nebo Pozastavenému.

 

Evidence přesného zdroje

Posledním krokem je vybrání zdroje, odkud se vám uchazeč přihlásil (např. LinkedIn).

 


V Historii aktivit uchazeče najdete vše, včetně původního textu zprávy v Inboxu, zdroje uchazeče, data uložení i přílohy.
historie-vcetne-zpravy-z-Inboxu

 

Mazání zpráv

Po uložení uchazeče se zpráva z Inboxu automaticky smaže. Zprávy, které už nepotřebujete nebo se do schránky dostaly omylem můžete jednoduše smazat. Buď jednu po druhé, nebo více naráz. Smazané zprávy se ocitnou v koši.

ikonka-kos-inbox-teamioKoš je viditelný pouze tehdy, když v něm něco je.

tm-inbox-deleteZprávy můžete odstranit hromadně nebo každou zvlášť. 

 

V koši jde zprávy smazat definitivně, nebo v případě omylem smazaných zprávy opět obnovit do Inboxu. Lze i vysypat naráz celý koš. Do koše také rovnou spadnou e-maily, které Teamio vyhodnotí a označí jako spam.

tm-inbox-trash

Inbox je aktuálně dostupný pro edici Easy a Smart. Pokud chcete o funkci vědět víc nebo si ji rovnou objednat, stačí se nám ozvat.



Připravili jsme pro vás nápovědu s tipy a návody pro každou fázi náboru.

Přejít do nápovědy